O uso da tecnologia e investimento em novas soluções é um fator indispensável para o desenvolvimento de uma organização, porém, por trás destas decisões, permeia um grande desafio: de que forma responder às demandas e provocações de inovação que a companhia, os investidores e o mercado trazem – muitas vezes derivada da concorrência, e ao mesmo tempo, conseguir se organizar e lidar com esses novos projetos, sem perder a gestão das questões operacionais e práticas do seu negócio?
A nossa disposição, existe um ilimitado número de ferramentas que prometem facilitar a organização da nossa rotina. Seja no entretenimento ou no trabalho, elas existem para ajudar a resolver todo e qualquer problema. No mundo dos negócios, muitas já são utilizadas como mecanismo de controle e metodologia de trabalho.
No mercado de Tecnologia da Informação, a mais utilizada é o Scrum, com aplicação em gestão e planejamento de software. Ela é considerada ágil pelos usuários, e funciona dividindo os projetos em ciclos chamados de Sprint. Dentro de uma espécie de caixa, está o conjunto de atividades que serão desenvolvidas no período de um mês pela equipe. Também vastamente utilizado nesse meio, há o método Kanban, que permite o acompanhamento das tarefas de maneira que, em um mural, fica estampado todo o movimento do trabalho.
Mas para chegar à execução das tarefas, existe uma fase anterior, o planejamento. Quais são as funcionalidades que serão implantadas? Qual é o tempo de entrega? Quanto tempo se leva para desenvolver? Tudo isso deve estar devidamente delimitado para não inviabilizar o projeto. E é aqui que entra um conceito importantíssimo, o backlog, que é basicamente a “lista de afazeres” de uma empresa, ordenada pela prioridade das ações. Em outras palavras, trata-se de uma lista de requisições de clientes com problemas a serem resolvidos, e nela está registrada a data de entrada e, como numa lista de espera, aqueles prazos sempre muito apertados para o TI.
E agora, como equilibrar esta balança? De um lado, é necessário tocar o negócio, ao mesmo tempo, se precisa atender às demandas de transformação digital. A falta de equilíbrio faz com que nenhum dos seus objetivos consiga atingir o seu maior potencial: o negócio se verá limitado sem o auxílio da tecnologia, e a tecnologia implementada sem resultados práticos, é um investimento inócuo.
Como gerenciar o backlog?
Em meio à ânsia de solucionar os ruídos, o pensamento natural é atuar em cada situação seguindo a linha do tempo, mas não é bem assim. Algumas interações podem durar muito tempo, o que vai deixar em aberto a maior parte das demandas. Por isso, é preciso gerenciar.
Rodrigo Tassinari, CTO da empresa brasileira Nuuvem, distribuidora de jogos digitais para os sistemas operacionais Windows, macOS e Linux, em uma recente entrevista concedida à nossa equipe, falou um pouco sobre a complexidade de se organizar o backlog:
“A gente tem para cada funcionalidade que está no backlog, uma pontuação bastante simples: small, medium, large, e extralarge, como se fossem tamanhos de camisa, e que consideram o impacto dessa funcionalidade em algumas áreas específicas como “eficiência interna”, “área estratégicas”, “eficiência externa”, tudo isso é pontuado no eixo “y”, e no eixo “x” a gente aponta o custo estimado de produzir aquilo ali.”, explica.
Ou seja, o backlog exige uma manipulação organizada de variáveis para que o projeto seja desenvolvido e aprimorado, de maneira consistente, sem perder de vista o cumprimento dos prazos. Por isso, a primeira coisa a ser feita a partir da lista de requisições é a organização por ordem cronológica.
Aliado à agenda do pedido, deve estar o índice de complexidade de cada tarefa. E esse é o ponto chave de um backlog eficiente. Analisar a complexidade e dividir o trabalho para que o cliente que demanda uma funcionalidade mais complexa não espere tanto, mas que também não seja esquecido, em detrimento das resoluções mais simples e rápidas de serem desenvolvidas.
Em meio a tantas variáveis, ainda aparecem as urgentes e os projetos novos:
“Temos uma outra pontuação ali de urgência, que a gente pode utilizar para alguma coisa fora do normal, existem pesos para cada uma, que são definidos de acordo com a estratégia a empresa. Por exemplo, agora a gente está priorizando certas coisas para uma plataforma nova, e não para as mais antigas, isso gera uma pontuação de 0 a 100 e pronto: está dada a nossa prioridade.”, completa Tassinari.
Como se pode ver o ciclo de definição de prioridades de um backlog é complexo. Mas para isso, a própria tecnologia dispõe de muitas ferramentas que facilitam o gerenciamento de projetos, nas mais diversas áreas. Tassinari conclui apresentando as soluções encontradas pela empresa Nuuvem:
“Trabalhamos com uma mistura de Kanban com Scrum, basicamente um Kanban onde a gente faz as interações semanais. Então hoje, segunda-feira, a gente fez de manhã nosso planejamento da semana, estimamos tudo que vamos entregar na sexta-feira. Aí na sexta entregamos, fazemos a revisão e a retrospectiva.”
Rodrigo Tassinari foi um dos nossos entrevistados no CTOTalks e lá nos explicou, com detalhes, de que forma tem conduzido as rotinas de trabalho e demandas de tecnologia na empresa Nuuvem, que já conta com um catálogo de mais de 4.000 jogos de empresas como Warner Brothers, Ubisoft, Take 2, Konami, Rockstar, entre outras.
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