A automação escolar auxilia bastante instituições educacionais. Como sabemos, a computação está cada vez mais presente na vida das pessoas, porém, ainda existem atividades que deixam de receber melhorias, por já serem rotina.
Como em diversos negócios, isso também acontece em muitas escolas. Hoje, várias atividades acabam tomando mais tempo do que deveriam e engessando os colaboradores na execução desses processos.
Acompanhe este artigo e entenda mais sobre a automação e de que forma esse tipo de tecnologia pode ajudar nas atividades mais burocráticas, diminuindo o trabalho manual e melhorando a relação com os alunos. Confira os tópicos abaixo:
- Porque a automação escolar é necessária
- Benefícios da automação escolar
- Quanto mais manua, mais chances de erro
- A automação escolar oferece mais autonomia ao aluno
Porque a automação escolar é necessária
Sabemos que realizar a gestão de uma escola não é uma tarefa simples. Neste contexto, o trabalho consiste em inúmeros afazeres, que abrangem atividades educacionais e administrativas, exigindo que os colaboradores se desdobrem para atender todas as demandas.
Dessa forma, quanto mais manual for o trabalho, mais crítica a sua execução pode ficar. Além disso, o processo manual acaba aumentando a demora na realização das tarefas e, consequentemente, a probabilidade de ocorrerem erros.
Portanto, a automação escolar pode e deve ser encarada como um investimento, dado que otimiza processos, facilita o trabalho e melhora a qualidade do atendimento aos pais e alunos. O que, no fim, acaba sendo o objetivo de toda escola.
Em um exemplo hipotético, no qual os pais precisam do histórico escolar de um aluno, o histórico produzido por um software de gestão, é entregue bem mais rápido do que aquele que é feito de forma manual.
Ademais, em um mundo ideal, inclusive, seria ainda melhor se os pais tivessem acesso a um portal que possibilitasse a realização do download do histórico. Assim, nem mesmo precisariam se comunicar diretamente com a secretaria escolar.
Então, pensando de forma estratégica, os softwares de gestão escolar atuam diminuindo erros de processos manuais, enquanto os colaboradores ficam mais livres para realizar tarefas criativas e melhorar a qualidade dos serviços.
Benefícios da automação escolar
Os benefícios começam a ficar mais claros quando observamos que, um software de gestão permite que a responsabilidade sobre esses trabalhos burocráticos seja do próprio software. Podemos citar os seguintes:
- Integração das informações acadêmicas e financeiras
- Segurança das Informações
- Emissão de relatórios gerenciais
- Auxílio no combate à inadimplência
- Produtividade
Neste contexto, a escola fica menos burocrática e mais produtiva e, em consequência, consegue atender melhor os alunos e pais. Logo, estes têm acesso mais rápido às informações e a comunicação com a escola também fica mais fácil.
Do mesmo modo, quando o sistema de gestão integra todos os dados relevantes da escola, as equipes do administrativo conseguem saber quem está inadimplente, quais mensalidades foram pagas ou quais tributos precisam ser recolhidos., por exemplo.
Em contrapartida, o histórico acadêmico também pode ser acompanhado de forma centralizada, já que o sistema mostra quantas faltas têm cada aluno, notas ou quantas atividades já foram executadas
Quanto mais manual, mais chances de erro
Agora, imagine alimentar manualmente diversas planilhas para manter essas informações e ainda precisar montar relatórios no Word. Seja como for, é burocrático, toma tempo e pode gerar pequenos erros que, posteriormente, precisarão ser auditados para serem localizados.
Por exemplo, se todas as informações administrativas da escola forem apagadas por um erro técnico? E se o computador, com todos os dados financeiros da escola, tiver o HD queimado? Ora, planilhas não são tão seguras quanto um sistema automatizado que é acessado em nuvem.
Além disso, o aluno terá uma percepção de entrega de valor muito melhor em uma escola amplamente automatizada. Neste ambiente, não terá que entrar em fila na secretaria para fazer o requerimento de documentações ou ter que ir à biblioteca somente para renovar um livro.
A automação escolar oferece mais autonomia ao aluno
Concluindo, a automação de diferentes tarefas, deixa uma atmosfera de inovação e conforto. Neste sentido, o aluno sabe que pode realizar solicitações, verificar notas, renovar livros e outras atividades que fazem parte da vida escolar, através do próprio smartphone.
Portanto, é o tipo de investimento que faz todo o sentido quando o objetivo é gerar economia para a escola e melhorar a relação com alunos e pais. Já é bastante notório que a tecnologia vem fazendo cada vez mais parte do cotidiano.
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