Nos últimos anos, muitas escolas estão recorrendo a softwares de gestão como meio de otimizar suas operações. Algumas instituições usam este tipo de sistema para melhorar a maneira como se comunicam com pais e professores.
Em paralelo, outras escolas acabaram utilizando algum sistema para dar mais performance aos trabalhos operacionais, como gerenciar a matrícula dos alunos ou organizar diários escolares, por exemplo.
Porém, apesar de parecer uma tarefa trivial, a implementação de software possui desafios e tem mais chances de sucesso quando seguimos algumas dicas. Por isso, acompanhe o texto, veja quais são as vantagens desse tipo de software e quais as boas práticas.
Gerenciamento de tempo com softwares de gestão
Um dos maiores ganhos que ferramentas de gestão trazem para os negócios é o gerenciamento de tempo. Graças a informatização dos processos administrativos, você pode acompanhar indicadores de desempenho na maioria dos sistemas.
De certo modo, é possível acompanhar quanto tempo leva para um aluno receber a cópia do histórico escolar dele, desde o momento em que ele solicitou, por exemplo. Além disso, alguns sistemas permitem que você veja esses indicadores discriminados por usuário.
Nesse contexto, esse tipo de visão sistemática sobre os processos podem permitir que você consiga otimizar a operação e entregar um atendimento mais eficiente e de qualidade para alunos e funcionários.
Softwares de gestão oferecem maior ganho de tempo
Corroborando o item anterior, softwares de gestão geralmente informatizam muitos processos, principalmente quando se trata de solicitações e geração de documentos. Eles geram um interface web e alunos e pais realizam solicitações de maneira informatizada.
Alguns documentos, como histórico escolar e boletos são gerados em tempo real para os pais, diminuindo a interação humana no processo. Consequentemente, o tempo dos colaboradores é melhor aproveitado em tarefas que realmente exigem a atenção humana.
Menos uso de papel com o uso de softwares de gestão
Já seria justificável apenas dizer que milhares de árvores podem ser salvas. Mas, para além do compromisso ambiental, os softwares de gestão também organizam melhor as ações nos setores.
Esqueça ficar com as pilhas de papel com solicitações na mesa da secretária. Em um clique é possível ver todas elas numa tabela do sistema e acompanhar o andamento dos processos pelo computador.
Maior envolvimento dos pais
Alguns sistemas trazem a possibilidade de gerar páginas de acompanhamento para os pais, contendo as disciplinas que seus filhos cursam, suas notas, anotações sobre evolução nos estudos, cronogramas de aulas, dentre outras coisas.
Além disso, outros softwares também permitem o uso de algumas “interfaces“ de contato, como Whatsapp, para que os pais recebam as notificações de acompanhamento ou recados importantes.
Softwares de gestão oferecem mais qualidade de trabalho para professores
Ainda sobre softwares de gestão, não são apenas os setores administrativos que ganham vantagens, mas os acadêmicos também. Normalmente, os sistemas de gestão permitem que os professores informatizem os seus processos.
Dessa forma, é permitido o cadastramento de aulas, materiais, lembretes de trabalhos e avaliações para os alunos. Inclusive, em caso de provas de múltipla escolha ou verdadeiro/falso, o sistema pode fazer a autocorreção.
Mas, como dissemos antes, existem algumas dicas que vão melhorar o processo de implantação desses sistemas. Vamos a elas:
Defina suas necessidades
A primeira coisa que deve ser feita é verificar quais são as dores da escola, que também chamaremos de pontos de pressão. Esses pontos vão nortear a escolha do sistema e a implementação como um todo.
Se você percebe que existem muitas reclamações de pais sobre a demora na confecção do histórico escolar dos alunos, coloque isso como um ponto de pressão. Assim, a equipe do sistema escolhido vai ter como prioridade implementar e fazer com que o sistema de solicitações de histórico funcione 100%.
Tendo uma lista de pontos de pressão, vamos ao próximo passo:
Avalie as opções disponíveis de softwares de gestão
Nesta etapa, você já sabe quais são as maiores necessidades da escola. Portanto, é hora de procurar um sistema que resolva esses problemas. O recomendado é que você tente localizar pelo menos 10 empresas.
Após este mapeamento, é preciso encaminhar a sua lista com todos os pontos de pressão, assim como os nomes de todos os softwares já utilizados pela escola e que seja interessante realizar uma integração.
Alguns deles são:
Agenda Digital| App Minha Escola
Considere orçamento e compatibilidade
Depois de receber os orçamentos e considerações sobre as integrações possíveis de serem realizadas, é preciso fazer uma análise de custo-benefício. Muitas vezes a empresa não tem a integração que você gostaria.
Mas, em contrapartida, o sistema pode possuir uma excelente ferramenta de comunicação com pais e professores. Então, cabe à instituição decidir qual sistema vai trazer mais valor para seus usuários, sejam pais, professores ou funcionários.
Alguns pontos importantes a serem considerados pela escola, são:
- Suporte
- Possibilidade de investimento para melhorias
Estabeleça um cronograma de implementação
Até aqui, provavelmente a escola já escolheu um software para utilizar e está negociando a implantação. Neste ponto, o mais importante a fazer é criar um cronograma de implantação que contemple, além das questões técnicas, o treinamento para todos os envolvidos.
Pais, professores, alunos e colaboradores, devem entender como funciona o sistema. Por isso, também é importante definir uma data final para a implantação, dando tranquilidade tanto para a escola, quanto para a empresa que vai implementar o sistema.
É importante lembrar que, um dos maiores causadores de problemas em implantações são cronogramas apertados, pois, acabam fazendo com que as atividades se transformem em uma bola de neve.
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