O processo de Transformação Digital da UBISTART

Nos nossos últimos posts comentamos sobre a importância da Transformação Digital para as empresas. Um conteúdo válido para startups até grandes corporações. Você pode conferir os dois posts logo abaixo:

A Transformação Digital é um processo que dificilmente terá volta na indústria, varejo, serviços e demais modelos de empresa, pois seus benefícios são mais que visíveis.

Então vamos aproveitar este post para abordamos como aplicamos à Transformação Digital na UBISTART, uma empresa que desenvolve soluções digitais sob medida para startups em fase de crescimento, empresas de software e mercados consolidados que desejam aplicar inovação em seus negócios.

Porque aplicamos Transformação Digital

Acreditamos que o processo de inovação na metodologia que desenvolvemos traz novos insights, oxigena inovação e possibilita a empresa identificar novas oportunidades de negócio. Isto pode ser desde a otimização de seus recursos operacionais, aplicando software ou até desenvolver novos canais de comunicação com seus clientes e colaboradores.

O processo TD da UBISTART

Resumidamente, aqui na Ubistart, separamos o processo de Transformação Digital em três grandes passos:

Design UX e/ou mapeamento de processos
Workshop de Design Strategy
Criação do layout inicial e elaboração do escopo de software

Agora, vamos abordar cada uma destas etapas com os serviços que realizamos, para identificar como pode ser uma aplicação da TD.

ETAPA 1: Design UX e/ou mapeamento de processos

Para identificar se iremos necessitar da etapa de Design UX, Mapeamento de Processos ou os dois para a criação da plataforma digital, primeiro realizamos uma reunião que chamamos de alinhamento estratégico. Nesta reunião verificamos se o projeto é um grande sistema para automação de atividades operacionais ou se é algo mais visual para interagir com os clientes. Esta definição é muito importante, pois afeta diretamente no investimento e atividades necessárias durante todo o processo de desenvolvimento do projeto.

De forma simples, separamos a identificação da seguinte forma.

Para Design UX: aplicativos e portais de interação com cliente final ou portais internos com colaboradores. Tanto para novas soluções como redesign (refazer solução atual).

Para Mapeamento de processos: criação de sistemas internos para substituição de planilhas complexas, processos manuais , redesign de um sistema com muitas regras de negócio (muitas funcionalidades) ou migração de um sistema com tecnologia antiga já pensando em novas funcionalidades/automações.

Para Design UX e Mapeamento de processos: criação de marketplaces ou portais e aplicativos mobile com grande quantidade de funcionalidades. Normalmente um processo para empresas já consolidadas e que necessitam de redesign de suas soluções já pensando em automatizar processos braçais.

Abaixo explicamos o que é realizado em cada uma das três etapas:

O que fazemos para Design UX na primeira etapa

Nesta primeira etapa, para suportar o workshop de informações ricas, trabalhamos na criação dos seguintes materiais:

Onboarding: processo de imersão com reuniões entre o cliente e a equipe para compreensão da necessidade, concorrentes atuais e informações gerais.

Benchmarking: Nesta etapa, é realizada uma pesquisa de plataformas de mercado que se aproximem da solução desejada pelo cliente, a fim de servir como referência para insights positivos e negativos durante o workshop.

Personas: As personas são criadas para aprofundar os perfis de uso da solução digital, para que durante o workshop, os envolvidos possam imergir no perfil com a necessidade.
Design Review: caso o cliente já possua uma solução existente e necessite do redesign, geramos um relatório com pontos positivos e negativos da solução atual. Isto também possibilita que os envolvidos no workshop possam ter uma sensibilidade das funcionalidades atuais do software.

O que fazemos de mapeamento de processos na primeira etapa

Se a solução que identificamos possui uma complexidade alta, alocamos durante um período de 1 a 2 meses (varia de acordo com o tamanho do projeto) um profissional especializado em mapeamento de processos.

Este profissional irá interagir com as equipes atuais da empresa, diversificando a área de acordo com o nível de envolvimento do software com a mesma. Por exemplo, se o software vai afetar o departamento financeiro, este profissional irá interagir com os colaboradores da área financeira para entender como são as atividades realizadas diariamente.

Os processos mapeados normalmente se separam em três principais etapas: processos de entrada, saída e até processos que estão durante o meio do processo total.

Mapear os processos da empresa possibilita que identificamos trabalhos muito operacionais que possam ser substituídos por automações pelo software. Exemplo: disparo de e-mails automáticos com notificações de determinadas atividades.

ETAPA 2: Workshop de Design Strategy

Com as atividades acima desenvolvidas, partimos para a elaboração do workshop. Leia a explicação de cada ação de acordo com as etapas desenvolvidas anteriormente.

Workshop de Design UX:

Um workshop voltado ao novo. Os materiais gerados de benchmarking, persona e design review são utilizados como apoio durante dinâmicas que somadas durarão um dia de dinâmicas, envolvendo de 15 a 20 colaboradores estratégicos da empresa. Estes colaboradores da empresa são profissionais que diretamente serão envolvidos nesta nova solução digital, podendo ser desde o quadro operacional até o estratégico.

Neste workshop os colaboradores irão pensar em novas funcionalidades para a plataforma e pensar como ela pode auxiliar estrategicamente no modelo de negócios da empresa. Todo o material será desenvolvido nas dinâmicas, com o apoio de pranchas/boards de interação desenvolvidas especificamente para o projeto. Sendo cada board para uma dinâmica de interação específica.

Workshop de Mapeamento de processos.

Todo o material de mapeamento de processos desenvolvido na etapa anterior é levado para o workshop para que os envolvidos possam interagir e identificar:

Quais processos devem ser mantidos
Quais processos devem ser ajustados com a aplicação do novo sistema
E quais processos devem ser retirados com a aplicação do novo sistema

Com esta etapa finalizada, a equipe da UBISTART, junto ao quadro estratégico de nosso cliente/parceiro, definirá prioridades de escopo e interações com profissionais específicos para finalizar a próxima etapa: definição do escopo.

Este workshop também tem duração de um dia, envolvendo os colaboradores que são diretamente e indiretamente envolvidos nos processos mapeados, para que estes possam interagir/co-criar em cima dos processos e definir a classificação destes. Todo o material será gerado em boards com a aplicação de post-its. Sendo cada board para uma dinâmica de interação específica.

Workshop de Design UX e Mapeamento de processos:

De forma objetiva, este workshop é a soma dos dois workshops apresentados anteriormente. Em que primeiro é feito o workshop de design (para não limitar a criatividade com base nos processos mapeados) e depois é realizado o workshop de processos com um material de apoio extra: a estratificação do workshop de design, em que terão novas ideias e funcionalidades para melhorar os processos atuais

ETAPA 3: Criação do layout inicial e elaboração do escopo de software

Com os workshops finalizados e os boards com materiais ricos preenchidos, está na hora de estruturar a possível solução. O material que foi gerado será base para tudo.

Mesmo com estes materiais, todas as definições estão em alto nível, ou seja, os requisitos do software e layout final ainda não estão definidos de forma minuciosa. Então esta etapa servirá para montar de forma mais imersiva as funcionalidades e layout da solução.

Esta etapa envolve interação com um profissional com alto grau de conhecimento da empresa e a solução que se deseja construir. Pois precisamos fechar definições para o escopo.

A quantidade de interações com este profissional será de acordo com o tamanho do escopo a ser construído e o material gerado nos workshops.

Uma observação importante é que envolvemos este profissional desde a Etapa 1, pois assim o nível de afinidade e compreensão deste profissional é elevada e qualificada.

A saída/entrega da Etapa 3 será um layout com as primeiras telas da plataforma em fase final (como deverá ser) e um escopo técnico com os requisitos que devem ser desenvolvidos.

Junto com o escopo, já é entregue o cronograma para a plataforma ser desenvolvida, equipe necessária, premissas e riscos do projeto (planejamento), escopo negativo (escopo não contemplado) e por fim, o orçamento.

Isto possibilita que o cliente possa ter uma visão planejada e estratégica do investimento que será necessário.

Fechamento

Usar de todas estas etapas para construir uma nova solução digital fortifica a visão estratégica da empresa e o propósito que a mesma busca aplicando inovação/otimização.

Falamos na UBISTART que o que leva ao insucesso na parceria entre a empresa que nos contrata e a nossa empresa é a falta de três pilares: comunicação, transparência e processos.

E de forma muito expressiva, resolvemos estes pilares aplicando um processo muito bem organizado, validado e com uma série de interações que proporcionam um esclarecimento de onde se quer chegar e o que deve ser feito para alcançar. Entre em contato e saiba como podemos ajudar a sua empresa no processo de transformação digital.